Inleiding
Sinds eind mei 2018 is de wet AVG (Algemene verordening persoonsgegevens) van kracht. De AVG
vereist dat afspraken moeten worden gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens. Stichting
Voorschot beschikt over persoonsgegevens van de bewoners en/of ouders en/of verwanten en/of
vertegenwoordigers.
In deze beschrijving worden de afspraken vastgelegd die Stichting met alle betrokkenen hebben gemaakt
om hen te informeren over welke gegevens worden verzameld, met welk doel en op welke wijze ze worden
geregistreerd.
Betrokkenen zijn de zestien bewoners van Villa Voorschot en hun verwanten (ouders, broers, zussen,
vertegenwoordiger), de feitelijke zorgverlener (ASVZ) aan wie door Stichting Voorschot de zorg is
uitbesteed, en zakelijk of persoonlijk betrokkenen bij Villa Voorschot, onder wie vrijwilligers.
Type gegevens
Stichting Voorschot heeft van en met betrekking tot de bewoners die wonen in Villa Voorschot aan de
Richard Wagnerlaan 28- in Voorschoten de volgende persoonsgegevens vastgelegd:
− naam
− geboortedatum
− adres en telefoonnummer, mailadres
− geslacht
− Burgerservicenummer
− bankrekeningnummer
− type ZZP-indicatie
− jaarlijkse PGB beschikking van het Zorgkantoor/Gemeente
− naam- en adresgegevens + geboortedata, bankrekeningnummer, BSN en telefoonnummer(s)
ouders/verzorgers
− bewindvoering en/of mentorschap.
Het bestuur van Stichting Voorschot heeft de beschikking over de namen, adressen, telefoonnummers en
mailadressen en gegevens over de relatie waarin de adressanten tot Stichting Voorschot staan (familie,
zakelijk, professioneel, privécontact).
Doel en gebruik gegevens
Voor Stichting Voorschot zijn de gegevens over bewoners en ouders/verzorgers noodzakelijk om de
contracten te kunnen opstellen die ertoe leiden dat de bewoner de noodzakelijke zorg en begeleiding kan
ontvangen en gerechtigd is te wonen in een van de studio’s.
Verwerking van de gegevens is noodzakelijk om de uitvoering van de verschillende overeenkomsten te
kunnen garanderen.
Mailadressen zijn noodzakelijk om de gewenste onderlinge communicatie en informatie mogelijk te
maken.
Stichting Voorschot gebruikt de gegevens van de bewoners en diens ouders/verzorgers voor:
− de individuele zorg-woonovereenkomst en de individuele serviceovereenkomst;
− het opstellen van facturen.
Stichting Voorschot gebruikt adresgegevens van de bewoners en hun betrokkenen voor het (doen)
organiseren van sociale activiteiten voor en met de bewoners.
Gegevens van bewoners of diens betrokkenen worden nooit beschikbaar gesteld aan derden, tenzij met
uitdrukkelijke toestemming.
Bewaartermijn gegevens
Wij bewaren de gegevens zolang dit noodzakelijk is voor voornoemde verwerking. Daarna bewaren wij de
gegevens zolang wij daartoe een wettelijke en/of fiscale verplichting hebben. Na afloop van deze
verplichting(en) vernietigen wij de gegevens.
Toegang tot gegevens
De secretaris en penningmeester van Stichting Voorschot hebben toegang tot de gegevens die zijn
opgeslagen in aparte bestanden op een met toegangscode beveiligde privé-computer alsmede op een
beveiligde omgeving in de cloud.
Beiden functionarissen hebben geheimhoudingsplicht jegens derden.
Communicatiebeleid
Om de communicatie naar buiten, met derden, te bevorderen, onderhoudt Stichting Voorschot een externe
website en een Facebook pagina. Deze uitingen zijn bedoeld om de buitenwereld over visie, organisatie,
doelen en activiteiten van Stichting Voorschot te informeren. Ook op deze uitingen worden foto’s en
video’s geplaatst. Deze uitingen zijn openbaar toegankelijk.
Stichting Voorschot beschikt ook over promotiemateriaal, bedoelt om (ouders van) toekomstige bewoners
en/of dagbesteders alsmede potentiële sponsoren te interesseren voor Villa Voorschot. In het
promotiemateriaal kan gebruik worden gemaakt van beeldmateriaal van bewoners, ouders en/of verwanten.
Aan alle betrokkenen, ouders en/of verwanten wordt eenmalig schriftelijke toestemming gevraagd voor
mogelijke gebruik van foto’s of video’s waarop zij in beeld zijn. Ouders en/of bewoners en/of verwanten
hebben de mogelijkheid de toestemming te specificeren.
Rechten betrokkenen
Bewoners, ouders en/of verwanten hebben de volgende rechten:
• Het recht op inzage in de persoonsgegevens;
• Het recht op rectificatie van de persoonsgegevens als deze niet juist of onvolledig zijn;
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgevens of het gebruik van
beeldmateriaal;
• In bepaalde gevallen het recht om de persoonsgegevens te laten wissen (zogenoemd recht op
vergetelheid);
• Het recht om de persoonsgegevens in een in een gestructureerde, gangbare en digitale leesbare
vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer deze kunnen worden uitgeoefend, zie artikelen 15 tot
en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Betrokkenen kunnen hun rechten uitoefenen door contact op te nemen via het volgende emailadres:
secretarisvoorschot@ziggo.nl.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In
dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij dit tijdig
melden aan bewoners, ouders en/of verwanten.
Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met
persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond
van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over
persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u
contact met ons opnemen via e-mail: secretarisvoorschot@ziggo.nl. Als u niet tevreden bent over de
afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.